Digitala enheter för arbetsplats och skola bidrar till effektivisering och verksamhetsutveckling

Hudiksvall är en av kommunerna som har avropat Addas ramavtal Digitala enheter för arbetsplats och skola 2019. Mats Erlander är upphandlare i Hudiksvall kommun och arbetar bland annat med upphandlingsfrågor för inköpssamverkan Mitt och som består av sju kommuner i Hälsingekommunerna samt Älvkarleby kommun. Vi är nyfikna på hur det är att använda Addas ramavtal. 

Hur är era erfarenheter av att använda Addas ramavtal?

- Erfarenheterna är goda! Det är bra ramavtal som, rätt utnyttjat, ger bra möjligheter för oss upphandlande myndigheter och förenklar våra processer, berättar Mats.

Ramavtalet Digitala enheter för arbetsplats och skola 2019 möjliggör smidigare hantering med större enkelhet och kontakt med leverantörer.

Hur är er upplevelse av att få kontakt med leverantörerna?

- Mycket känns ”redan serverat” eftersom det finns ramavtalsleverantörer som är kvalificerade och klara. Som upphandlande myndighet behöver vi inte genomföra en stor upphandling från början, utan har möjlighet att inom ramen av avtalet ställa de krav som relaterar till vårt behov. Kontraktet ska täcka vårt behov de kommande 4 åren, berättar Mats Erlander och fortsätter:

- Leverantörerna på ramavtalet är etablerade med många underleverantörer. Vi upplever att leverantören kan hjälpa oss att navigera genom en svår tid med tex komponentbrister. Det är väldigt viktigt för oss!

Hur har stödet från Adda Inköpscentral sett ut under processen?

- Det finns ett avropsstöd kopplat till ramavtalet och bra dokumentation att använda sig av. Ibland kan det vara svårt att hitta rätt i detaljerna. Mia Rydergren och Per Zackrisson på Adda Inköpscentral har varit ett stöd genom processen, både med bra information och med goda råd kring hur vi kan komma vidare, säger Mats.

Ramavtalet har stort fokus är på hållbarhet och som är enkelt att använda. Användandet av Addas ramavtal bidrar till effektivisering men även flexibeliteten då det kan anpassas till olika behov och situationer.

Finns det saker man bör tänka på vid ett avrop?

- Adda har ramavtal som spänner över många produkter och tjänster. Några avtal är enkla att ansluta till, medan andra kräver en konkurrensutsättning innan man kan göra sina inköp, berättar Mats och fortsätter:

- Sätt dig in i ramavtalet och dra nytta av det som redan finns där, innan du gör ditt avrop. När vi avropade IT-klienter, fokuserade vi på att förstå avtalet för att kunna lägga upp en intern strategi för hur vi bäst kunde nyttja ramavtalet. Vi hade även tillgång till en intern referensgrupp som var behjälplig i arbetet. Vi satte oss in i vilka krav som redan fanns ställda, och utifrån det endast ställa de krav som var nödvändiga för oss i hälsingekommunerna. Till vår hjälp hade vi bland annat kravkatalogen som finns på ramavtalssidan.

Har du något sista tips att dela med dig av till andra upphandlande myndigheter?

- Nyttja avtalen för att uppmuntra till verksamhetsutveckling i organisationen! Ett ramavtal kan vara ett bra avstamp för att effektivisera hanteringen i hela processen - från behov till avveckling. Även om det blir en större ansats än att ”bara” teckna nya avtal, så blir effekten på hållbarhet och ekonomi så mycket större under förutsättningen att hela organisationen är med och bidrar till det, avslutar Mats Erlander.

Är ni också intresserade av att börja använda ramavtalet?
Kontakta Mia Rydergren IT-inköpare, E-post: mia.rydergren@adda.se Telefon: 087095583 eller
Per Zackrisson Regionalt inköpsstöd, E-post: per.zackrisson@adda.se Telefon: 087095911