13 december 2022

Samverkan och kontinuitetshantering viktiga faktorer för att klara försörjningsberedskapen

Tina Storbjörk, Vendela Emmelin, Selma Pozder, Theodor Berglund

Försörjningsrapporten, som skrivits av Selma Pozder, upphandlare på Adda Inköpscentral och Theodor Berglund, affärsrådgivare på Adda AffärsConcept, gräver i frågor kring försörjningsberedskap, samverkan, kontinuitetshantering samt kompetens och resurser kopplat till offentliga inköpsfunktioner under kris.

En tydlig slutsats som framkommit i rapporten är bristen på systematiskt arbete med kontinuitetshantering och risk- och sårbarhetsanalyser i många kommuner och regioner. 

- Det görs absolut men kanske inte i den utsträckning man skulle vilja, säger Theodor Berglund. Många upplever att inköpsfunktionen inte är tillräckligt involverad i det här arbetet och att allt för stor del av arbetet i vissa fall lämnas enbart åt t.ex. säkerhetsavdelningen.

- Risk- och sårbarhetsanalyser måste bli ett mer prioriterat område, fyller Selma Pozder i. Många vittnar om att dessa ofta blir en skrivbordsprodukt som inte implementeras på verksamhetsnivå.

Tina Storbjörk, upphandlingschef i Växjö kommun och Vendela Emmelin, inköpschef i Täby kommun deltog i intervjuer i rapporten och var även med under seminariet där de delade med sig av sina erfarenheter i ett panelsamtal. Båda känner igen sig i det som framkommer i rapporten.

- Jag tycker att vi fortfarande kan bli mer systematiska i arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser även om det är en väsentlig skillnad nu gentemot hur vi jobbade innan pandemin, berättar Tina Storbjörk. I Växjö kommun har vi ett aktivt arbete med kontinuitetshantering där inköpsfunktionen blivit mer involverad än tidigare och det tror jag är en utveckling som sker i hela Sverige.  

”Det finns mycket att vinna på att bli mer strategisk i sin försörjning”

- Vår rapport och erfarenhet visar att det finns mycket att vinna på att bli mer strategisk i sin försörjning. Ett sådant arbetssätt behöver implementeras systematiskt. En förutsättning för att kunna göra det är engagemang från ledning och politik och att lyfta den betydelse som en inköpsorganisation har, säger Theodor.

Tina Storbjörk tycker att det går åt rätt håll och att inköpsfrågor har fått ett större fokus bland politiker och ledning i och med pandemin och kriget i Ukraina.

- Fler förstår vikten av försörjningsberedskap nu och det har lett till ett ökat intresse och ökad förståelse kring komplexiteten i det vi gör, säger hon.

En annan av försörjningsrapportens slutsatser är att offentlig sektor klarade pandemin ganska bra, mycket tack vare kompetenta inköpsfunktioner och samverkan med andra för att möta nya behov och utmaningar. Trots det har pandemin tydligt belyst vad som också måste bli bättre.

- Vi var oförberedda på en kris i den här storleken och hade en bristande försörjningsberedskap ute i verksamheterna, berättar Selma Pozder. Det betyder inte att man inte jobbar med det alls, bara inte i tillräckligt stor utsträckning. Bättre försörjningsberedskap hjälper oss att hantera framtida kriser. Rapporten visar att oavsett storlek har de kommuner som arbetar mer strategiskt med sina inköp klarat pandemin bättre och är också mer robusta för att klara framtida kriser.

Vad innebär det då egentligen att arbeta strategiskt med inköp? Vendela Emmelin beskriver det såhär:

-  Att arbeta strategiskt med inköp är att jobba målstyrt, tvärfunktionellt och analytiskt genom hela processen för att göra faktagrundade och effektiva inköp. Sedan är det viktigt att verksamheten är delaktig och att vi identifierar viktiga leverantörer för att föra dialog och jobba med dem ur ett längre perspektiv.

Tina Storbjörk instämmer i Vendelas beskrivning och poängterar att det här arbetssättet naturligtvis kräver mer resurser.

- När vi går ifrån att vara en traditionell avtalsfabrik behöver vi mer tid och resurser. Det gäller också verksamheten för att de ska ha tid att jobba tillsammans med oss kring de här frågorna.

” Samarbete är A och O när upphandling blir mer och mer komplext”

En viktig pusselbit för att klara framtida försörjningsutmaningar är samordning på nationell såväl som lokal och regional nivå, det framkommer på flera ställen i rapporten.

- Det har lyfts i både intervjuerna och enkäten att samverkan är vitalt för att säkra den försörjning som krävs i en kris, berättar Theodor och får medhåll av Vendela:

- Samarbete är A och O när upphandling blir mer komplext i och med olika händelser som pandemin eller sanktionerna mot Ryssland. Att då kunna ha dialog med andra som jobbar med liknande frågor är ovärderligt. Med upparbetade kontaktvägar är det enkelt att ta reda på hur andra har angripit en fråga som man själv står inför. Det öppnar också upp för samarbete, att inte alla springer på samma bollar utan att man kan dela information med varandra.

Kul att ha fått möjlighet att bidra till rapporten

Både Vendela Emmelin och Tina Storbjörk är glada att de fått möjlighet att bidra till rapporten och känner igen sig i de slutsatser som den utmynnat i.

- Slutsatserna stämmer överens med upplevelsen i min organisation, säger Vendela. Rapporten belyser ett område som kommunerna brottas med. Det har lyfts i rapporten på ett väldigt fint sätt.

- Jag tycker det var intressant och roligt att delta i intervjun. Jag gjorde den tillsammans med vår säkerhetschef och det var en bra möjlighet att reflektera kring hur vi i kommunen ytterligare kan utveckla hur vi jobbar med de här frågorna, berättar Tina.

Är det något som Selma och Theodor tycker att man ska ta med sig från rapporten så är det betydelsen av att arbeta strategiskt och att det är tätt sammankopplat med förmågan att proaktivt sätta en plan för att hantera risker i försörjningskedjan. Det här är något som båda två arbetar mycket med i sina respektive roller som affärsrådgivare på Adda AffärsConcept och upphandlare på Adda Inköpscentral.

-  Ur negativa saker som pandemin kan det också komma positiva saker som lärdomar och nya angreppssätt, det har vi verkligen fått bekräftat genom den här rapporten, säger Theodor. Med det sagt finns det, som rapporten också visar, mycket kvar att göra och den som känner att man kämpar med frågor kring hur man kan jobba mer strategiskt och långsiktigt med inköp och försörjningsprocessen får jättegärna kontakta mig eller Selma.

Stort tack till alla kommuner och regioner som bidrog med sina insikter till Addas försörjningsrapport och särskilt tack till Vendela Emmelin, inköpschef i Täby kommun och Tina Storbjörk, upphandlingschef i Växjö kommun som delade med sig av sina erfarenheter och tankar under seminariet den 8 december.