Kompetens i fokus - Monica Skagne

Genom digitalisering skapar vi ett hållbart välfärdssamhälle som möter människors behov idag och i framtiden. Och enligt regeringens nationella digitaliseringsstrategi är det övergripande målet att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter, bland annat för att utveckla landets gemensamma välfärd. Där har den offentliga sektorn en bit kvar.

Vi pratade med Monica Skagne, tidigare kommundirektör i Växjö och med över 30 års erfarenhet av omställning, verksamhetsutveckling och innovation i både offentlig och privat sektor.

Varför är den digitala omställningen viktig för offentlig sektor?

- Det finns flera faktorer; den är viktig för att få ökad effektivitet, förbättrad service och tillgänglighet, att främja delaktighet och möjliggöra bättre beslut. Det är även en möjliggörare för den kompetens och arbetskraftsbrist vi har, vilket också är en arbetsmiljöfråga.

Intressant, kan du utveckla det resonemanget?

Förbättrad effektivitet, produktivitet och en förbättrad arbetsmiljö
Genom digitala lösningar och automatisering av rutinmässiga processer minskas manuellt arbete, arbetsflöden förbättras och frigör då även tid för medarbetare att fokusera på sitt kärnuppdrag. Det är en hjälp i den kompetens- och arbetskraftsbrist som vi har och en möjliggörare för vår arbetsmiljö.

Förbättrad service och tillgänglighet
Digitala lösningar möjliggör förbättrad service och tillgänglighet både internt i organisationen men även för invånare och företagare. Onlinetjänster, e-tjänster och möjlighet att hämta information på ett öppet och säkert sätt gör att exempelvis invånare och företagare enkelt kan utföra ärenden och få tillgång till information när man behöver det och inte när personal finns på plats.

Ökad transparens, delaktighet och tillit
Digitalisering främjar transparens och delaktighet i offentlig sektor. Genom att tillhandahålla digitala plattformar och verktyg kan alla intressenter få insyn i beslutsfattande, informationsutbyte och offentlig förvaltning. Det ökar tilliten och skapar möjlighet för invånare att vara mer delaktiga i processer och beslut som påverkar dem.

Förbättrade beslutsunderlag
Digitalisering möjliggör insamling, analys och användning av stora mängder information som förbättrar underlag för analys och insikter inför beslut. Det i sin tur kan leda till förbättrad resursfördelning, effektivare tjänster och mer träffsäkra beslut.

Vilka är de största utmaningarna i kommuner och regioner kopplat till omställning, innovation och digitalisering enligt dig?

- Förutom resurser, kompetens och finansiering är det två stora delar som spelar in. Det ena är kultur och orden i sig.

Det finns ord som skapar förvirring, sätter barriärer och även rädsla och tar bort själva innebörden för vad det här egentligen är. Allt handlar ju om att anpassa sig till en verklighet som ständigt förändras och då måste vi alla utvecklas så att vi anpassas till det. Det kan vara allt från små justeringar i arbetsmoment till kompetenser som måste kompletteras eller justeras. Det är verksamhetsutveckling och ibland måste det till IT (teknik) för att hjälpa till att göra det bättre, men det kan likväl vara ett förändrat arbetssätt där tekniken inte har något med saken att göra.

Ordet innovation är i betraktarens ögon men för många är ordet laddat med något komplicerat, stort och nästan revolutionerande men det behöver det inte vara. Att finna ett sätt som gör det bättre än vad det är idag är ju hela poängen. Därför är det av största vikt att få till en kultur där det är naturligt att fundera och diskutera på alla nivåer om förändringar som underlättar för medarbetare men även för våra målgrupper, och att idéer kan tas om hand. Det kan vara det lilla eller det stora, det kan vara med teknik som stöd och utan men fokus ska vara på att det ska förbättra och hjälpa.

Vad gäller den andra delen så kräver det tid att göra en omställning. Förändringsledning innebär att förklara, ”tjata” och skapa bästa förståelse för alla som blir påverkade så att de kan vara med på resan. Det innebär att det måste finnas tid för att såväl informera, implementera, följa upp och stödja för att få saker på plats. Att investera i tid i själva omställningen men också för kompetensutveckling för alla inblandade är extremt viktigt för att lyckas.

Du har lång erfarenhet av ledarskap i offentlig sektor; hur har ledarskapet generellt förändrats över tid i takt med digitaliseringen, tycker du?

- Jag har drygt 30 år lång erfarenhet av ledarskapsfrågor och att vara chef, både från näringslivet och det offentliga. Den största förändringen skulle jag säga är att förväntningarna från medarbetare, politik och våra målgrupper är större. Alla vet att man kan göra “mer, fler, snabbare” och då förväntas det att det även ska kunna lösas och införlivas oavkortat oavsett resurser (kompetens, tid och pengar).

Ge dina tre bästa tips till chefer som ska leda i denna förändring.

• Jobba på alla nivåer med en kultur som genomsyras av öppenhet för förändring och utveckling så att det skapar förståelse. Att allas kunskap kan användas i förändringar och utvecklingen till att göra saker och ting bättre. Det behövs inom politiken såväl som i verkställighet.
• Tydligt varför. Ha ett tydligt varför-budskap kring varför förändringen/utvecklingen görs. ”Häng upp” det på max tre saker och referera till det hela tiden.
• Det vi inte säger. Tänk på vilka ord som används. Ord kan skrämma och ha olika betydelser, och även missbrukas. Bestäm vilka ord som inte ska användas (forbidden words) och de ord som används ska definieras så att alla har samma innebörd.

Om Kompetens i fokus

Kompetens i fokus är en serie där du får träffa olika experter som delar med sig av sin kunskap inom olika ämnen, som förhoppningsvis kan inspirera och stärka dig i din arbetsvardag.