Nyckeln till effektiv uppföljning

Om jag fick önska mig något i sommarpresent i år vore det att alla leverantörer tänkte på nedanstående punkter när de får ett mejl märkt Uppföljning.

1. Vilket är sista datum för att svara på uppföljningen? Notera det i kalendern.
2. Läs igenom de krav från upphandlingsunderlaget och ramavtalsvillkoren som uppföljningen omfattar.
3. Samla ihop de verifikat som behövs för att visa att ni lever upp till kraven och villkoren.
4. Läs själva igenom verifikaten. Är de giltiga? Är de tydliga? Går de att härröra till rätt produkt/tjänst? Är de på ett av de språk som den upphandlande myndigheten angivit i upphandlingsunderlaget att de accepterar?
5. Om ni svarar nej på någon av frågor i punkt 4 så gå tillbaks till punkt 2 och fortsätt arbetet.
6. Har arbetet dragit ut på tiden eller är det något ni inte förstår? Hör av dig till den upphandlande myndigheten och berätta detta.
7. När ni har all dokumentation på plats skriver ni ihop ett trevligt svar, bifogar era verifikat och säkerställer att personen som genomför uppföljningen enkelt kan koppla samman kraven med verifikaten.

Kan man få det inslaget i ett brunt paket med snören tack?

Tillbaka till uppföljningen av avtalet Park- och lekplatsutrustning. Jag skrev ett  mejl till var och en av mina kontaktpersoner. Redogjorde för vad de skulle verifiera och markerade i fetstil när jag förväntade mig ett svar. Tänkte på nyckeln och tryckte på send. Ett swochande ljud uppstod när mejl  efter mejl  lämnade utkorgen. Efter ett par minuter kom de första svaren: Hej Marilouise, hoppas allt är bra med dig, självklart ska vi fixa detta. Vi hör av oss! Det var första tecknet på att nyckeln passade i låset.

På morgonen den sista dagen för att komma in med uppgifter hade de flesta leverantörer återkommit. Jag granskade deras svar och kunde konstatera att de tydliga, trevliga, korrekta och visade att de levde upp till kraven. De hade inga problem att följa punkterna 1-7 i listan. Nyckeln var på god väg att vridas runt i låset. Mejl  efter mejl  om att uppföljningen avslutats skickades iväg till mig  efter bara några timmar och jag log för mig själv. På kvällen hade alla företag utom ett inkommit med svar. Jag skickade en påminnelse till kontaktpersonen och dagen efter hade jag även det i min inkorg tillsammans med en ursäkt. KLICK!

Jag vägde lite på kontorsstolen och konstaterade att min känsla visat sig vara rätt. Den här uppföljningen påminde inte alls om Gundes ökända träningspass. Leverantörerna hade gjorde ett bra jobb, dokumentationen fanns på plats och för min del är jag övertygad om att nyckeln som vi tillsammans arbetat fram starkt bidrog till resultatet. Nyckeln består i den professionella relation som skapats genom ömsesidig nyfikenhet och vilja att förstå, en aktiv och trevlig dialog, tydlighet, respekt och tid.

Alla är eniga om att uppföljning är viktigt. Likväl ser vi på statistiken från Upphandlingsmyndigheten att den brister eftersom resurser saknas. På Adda Inköpscentral följer vi systematiskt upp de hållbarhetskrav vi ställer, resultaten tar vi med oss och detta arbetssätt bidrar starkt till att vi kan ställa drivande krav i våra upphandlingar. Vi försöker ha aktiv dialog med våra leverantörer under hela avtalstiden och vara tydliga gentemot dem. Det ger ett mervärde inte bara för oss utan förhoppningsvis även för våra kunder. Inte i form av ett brunt paket med snören kanske, men som relevanta ramavtal och dynamiska inköpssystem (DIS) som ni alla kan använda.

Glad sommar önskar vi på Hållbarhetsavdelningen