Adda

26 oktober 2023

Revision gav kommun pengarna tillbaka

Under varje avtalsperiod genomför Inköpscentralen flera olika uppföljningar av ramavtalen. Syftet är att uppnå målen och ambitionen med upphandlingen. Genom uppföljningarna kan vi göra förbättringar och hantera eventuella avvikelser. I den ekonomiska uppföljningen kontrollerar vi de ekonomiska redovisningar som leverantören lämnar som underlag för vår administrativa ersättningen men även att ramavtalspriser tillämpas samt att övriga ekonomiska villkor följs.

Revisionerna ett tydligt verktyg

I en av revisionerna som Inköpscentralen genomfört på avtalet Programvaror och molntjänster upptäcktes att en leverantör kraftigt överskridit ramavtalets takpriser vid flera tillfällen samt högst sannolikt även brutit mot tecknade kontrakt. Det slutar i att Inköpscentralen häver avtalet med leverantören.

En av de drabbade kommunerna var Gävle kommun. Anders Olsson, IT- och utvecklingsdirektör på Gävle kommun, berättar att kommunen blev överraskade av upptäckten.

- Ja, initialt blev vi överraskade säger Anders, i att faktureringen från leverantören inte överensstämde med vår bild av avtalet då vi i övrigt upplevde att samarbetet med leverantören fungerade väl. Inledningsvis gick dialogen om problemet med överfakturering med leverantören bra, men då vi i takt med att vi diskuterade, och då det rörde sig om betydande ekonomiska belopp, upptäckte att vi hade olika bild av avtalets innebörd så blev det uppenbart att vi inte skulle komma överens.

Kändes viktigt att göra rätt

- Vi hade flera bevekelsegrunder, dels den rent ekonomiska men också en mer principiell som handlade om transparenta villkor och i förlängningen likabehandling av de leverantörer som inte fick uppdraget att leverera till oss. Vi valde att gå vidare och stämde leverantören berättar Anders och fortsätter
- Det slutade med att vi nådde en förlikning i hovrätten, förlikningen innebar att vi i princip nådde vårt ekonomiska mål men även en betydande framgång för vår tolkning av avtalet.

Ökat fokus på avtalsuppföljning

- Den här erfarenheten, säger Anders har fått oss att vara ännu mer noggranna i vårt upphandlingsarbete och vid formulering av avtal. Det har också stärkt oss i värdet och nödvändigheten i att löpande jobba med avtalsuppföljning tillsammans med våra leverantörer.

- Viktigt att Inköpscentralen fortsätter att upphandla och följa upp den här typen av ramavtal. Utan den revision som genomfördes hade vi sannolikt inte upptäckt vårt problem. Även om vi är en relativt stor kommun så har vi begränsat med resurser. När det krånglar är det också viktigt att man kan få stöd från Inköpscentralen vilket vi fick i det här fallet, avslutar Anders.