Vikten av att inte avtala bort sig

Det första jag frågar mig när det blir någon ”fnurra på tråden” i avtalsrelationen är; vad har parterna avtalat? Allra först undersöker jag egentligen vilka som är parter. Det händer inte alltför sällan att det är någon annan som plötsligt tror att den ska vara del i avtalsrelationen eller att någon tror att det finns ett avtal som inte finns…

Att avtala bort sig är vanligt, så vanligt att det förtjänar lite uppmärksamhet i form av denna krönika.

När upphandlande myndigheter gör avrop från Inköpscentralens ramavtal så är det viktigt att inte avtala bort sig, det vill säga att råka avtala om något annat än vad som var tänkt. Detta gäller i synnerhet vid avrop ifråga om entreprenadarbeten men förekommer ofta, om inte nästan regelmässigt, även vid andra typer av avrop av varor och tjänster.

I alla våra ramavtal finns det kontraktsvillkor som gäller vid avrop med rangordning eller särskild fördelningsnyckel och vid alla förnyade konkurrensutsättningar finns det allmänna kontraktsvillkor.

Dessa avtalsvillkor ska i princip vara helt tillräckliga för att avropet/köpet ska kunna genomföras. När ett avrop görs så händer det alltför ofta att offerten eller bekräftelsen för avropet innehåller nya avtalsvillkor som leverantören tillhandahåller som innebär att dessa tillkommande villkor kan komma att hamna överst i rangordningen av alla avtalshandlingar. Det kan vara meningen men inte alltför sällan anser i alla fall den ena parten att den inte hade någon aning om att det tillkommit helt nya avtalsvillkor förrän det blir problem, varan/tjänsten ska levereras eller köpet ska betalas.

Då är det viktigt att ha koll på rangordningen av avtalshandlingarna. Rangordningen är den ordning som talar om vilken handling som gäller före en annan.

Om det blir oenighet i en avtalsrelation så måste man först kontrollera vad som är avtalat mellan parterna. För upphandlande myndigheters del blir det kontraktet/de allmänna kontraktsvillkoren som ligger överst i den föreslagna rangordningen och som då förväntas utgöra avtalsinnehållet.

Men, om parterna har gjort ändringar eller tillägg till dessa villkor, så gäller istället dessa först. Simsalabim så är det nya villkor för affären utan att någon reflekterat över detta i tid.

Ett bra exempel på denna ovälkomna förändring av villkor är följande. En upphandlande myndighet avropar en vara som innebär att en leverantör ska leverera ett fordon för en miljon till den upphandlande myndigheten. Som svar på avropet så skickar leverantören en bekräftelse som parterna skriver under. Bekräftelsen innehåller för all del fordonet, men leverantören har lagt till att risken för leveransen ska bäras av den upphandlande myndigheten. Sedan visar det sig att fordonet skadas på vägen till den upphandlande myndigheten. Upphandlande myndigheten kollar i sitt kontrakt/allmänna kontraktsvillkor och ser att risken för leveransen bär leverantören och kräver att leverantören åtgärdar skadorna på fordonet.

Leverantören, i sin tur, hänvisar till offerten där det står att den upphandlande myndigheten bär ansvaret för leveransen. Rangordningen i ramavtalet anger att om parterna gjort tillägg som avviker från kontraktsvillkor/allmänna kontraktsvillkor så gäller de tilläggen före. Därför gäller bekräftelsen före kontraktet/de allmänna kontraktsvillkoren.

Effekten blir att den upphandlande myndigheten har fått levererat ett skadat fordon som den måste reparera och ta kostnaden för, på grund av att man inte förstått eller uppmärksammat att man har avtalat bort ett viktigt villkor genom att acceptera leverantörens offert.

Mitt exempel visar att  det är jätteviktigt att ha koll på vad man ursprungligen har avtalat, hur rangordningen av avtalshandlingar ser ut och i allra mesta möjliga mån undvika att godta nya tillkommande villkor som kan ha blivit avtalsvillkor genom en offert, bekräftelse eller till och med sedvänja, det vill säga hur parterna har agerat i avtalsrelationen.

Det finns många sätt att tolka avtal. Det som jag har skrivit om är några fällor att vara uppmärksam på. Det finns fler, var så säker, så ta för vana att läsa väldigt noga innan du accepterar en offert.

Tänk på detta i sommar, avtala inte bort er i värmen!

/Fia Hendar och Pernilla Rasiwala