Experternas bästa tips för ett lyckat uppföljningsarbete

Med 1300 leverantörer har Addas uppföljningsavdelning en gedigen erfarenhet när det kommer till uppföljning av avtal och leverantörer. Men hur går man till väga för att lyckas med sin uppföljning?

Riskanalyser, högriskbranscher och välfärdsbrottslighet

- Riskanalys är alltid en bra början att utgå från. Det hjälper oss att prioritera och lägga våra resurser på de leverantörer som har utfall i de grundläggande kontrollerna, förklarar Jennifer Rosenberg.

Av de 1300 leverantörer som avropar från Addas ramavtal eller dynamiska inköpssystem bedöms 500 befinna sig inom så kallade högriskbranscher. Även om alla leverantörer kontrolleras, så kräver de inom högriskbranscher djupare kontroller. 

- Adda arbetar ständigt för att motverka välfärdsbrottslighet, och finns risken för det så riktas kontrollerna särskilt gentemot det, fortsätter Jennifer.

Samarbeten och vikten av rätt redskap

Maria och Jennifer vill även betona vikten av samarbeten mellan upphandlande myndigheter. Genom att utbyta information om avtalsbrott och sanktioner ökar kunskapen och underlättar uppföljningsarbetet i pågående och framtida avtal.

- Upphandlande myndigheter arbetar mot samma mål. Samarbeten och utbyte av information därför en viktig del i arbetet med uppföljning och kontroller, menar Jennifer.

Det finns även en mängd redskap för uppföljning av leverantörer och avtal. Verktygslådan kan bestå av bland annat egenrapportering från leverantör, granskning av dokument, enkäter och intervjuer men även mätning och analyser av varor.

- Revisioner där man under en heldag går igenom rutiner och dokumentation med leverantörer förekommer också. Ett viktigt medskick är dock att plocka de lågt hängande frukterna först och inte krångla till det i onödan, säger Maria.

- Man behöver inte alltid köpa in dyra system för att få tag på information. Se först över vad som finns i verksamheten och vilken dokumentation som går att få tag på via offentliga kanaler, avslutar Jennifer.

Generella tips

Här har vi samlat några av Jennifer och Marias bästa tips för att arbeta med uppföljning av avtal och leverantörer.

• Fundera på hur ni ska följa upp era avtal och sedan vilken metod som är minst betungande och kostsam.
• Sanktioner om leverantören inte medverkar i uppföljning brukar höja villigheten att delta.
• Använd praktiska effektiva verktyg. 
• Utbilda "superusers" inom olika verktyg.