9 januari 2025

Börja med digitala utskick

Vi har pratat med upphandlaren Philip Johansson, kategoriansvarig Clara Wadman och hållbarhetsstrategen Ylva Svedenmark om hur upphandlingsarbetet gått och hur avtalet kan hjälpa er verksamhet med era utskick.

Hur har upphandlingsarbetet gått?

– Det har gått bra. Vi har tecknat avtal med tre leverantörer som erbjuder förmedlingstjänster. De har alla lång och beprövad erfarenhet av den typ av utskickstjänster som ramavtalet omfattar och som kunderna efterfrågar, säger Philip och fortsätter:

– Det nya ramavtalet består i grunden av samma tjänster som det tidigare avtalet, men vi har uppdaterat och vässat till kraven. Leverantörerna ska framöver ha förmåga att kunna koppla deras tjänst mot kundernas verksamhetssystem för att ytterligare förenkla och underlätta utskicken. Vi har även höjt nivån gällande it- och informationssäkerhet samt ställt krav på säkrad leveranstrygghet genom redundans.

Smidiga utskick som passar mottagaren

Med leverantörernas förmedlingstjänster blir det enkelt för er verksamhet att skicka information och fakturor på det sätt som passar mottagaren. Tjänsten fungerar som en "kanalväxel" som hanterar hela kedjan av ett utskick, oavsett om det ska skickas digitalt eller som papperspost.

– Hur utskicket skickas avgörs av två saker, hur kommuner och regioner skickar informationen och hur mottagaren vill ta emot den. För mottagare som har en digital brevlåda skickas meddelandet som digital post eller som en digital faktura. De mottagare som saknar en digital brevlåda får istället utskicket som papperspost, leverantören sköter då utskrift och kuvertering, förklarar Clara.

Tjänsten ser till att hela processen är smidig och effektiv, oavsett hur ni skickar era utskick. Ni kan på så sätt vara säkra på att utskicken alltid når fram till mottagaren helt efter deras behov, utan extra arbete för er eller mottagaren.

Börja med digitala utskick redan nu

Ett nytt lagförslag, som väntas träda i kraft den 1 januari 2026, innebär att alla offentliga organisationer ska skicka sin myndighetspost digitalt. Det förväntas leda till en markant ökning av digitala försändelser till digitala brevlådor, som exempelvis Kivra och Billo.

– De som redan nu börjar använda digitala utskick kan ligga steget före och vara förberedda om lagkravet träder i kraft. Leverantörerna på avtalet kan stötta i omställningen och erbjuda effektiva lösningar för digital post, berättar Philip.

Det finns också kostnadsmässiga vinster med att övergå till att skicka utskick digitalt i stället för fysiskt. Genom att använda avtalet kan ni sparar tid och arbetsinsatser jämfört med att själva sköta posthanteringen.

Mindre miljöpåverkan med digitala utskick

Digital post blir allt mer en vanlig del av vår vardag. Den ökade användningen i samhället har visat sig spara tid, minska kostnader samt lett till mindre miljöpåverkan.

– Övergång till digitala utskick kräver inga klimatbelastande transporter. Vid digitala utskick sparar vi även på material i form av papper och tryckfärger, berättar Ylva.

Till sist, vad är ni mest nöjda med?

– Vi är såklart nöjda att ramavtalet kan erbjuda alla kunder ett bra stöd i deras hantering av utskick. Sedan kan avtalet vara särskilt värdefullt för dem som ska införa digital post för första gången. Där tänker jag exempelvis på kommuner som deltar i Handslaget för välfärdens digitalisering (ett utvecklingsarbete som drivs av SKR, Adda och Inera), som kan använda ramavtalet som en viktig del i arbetet med att införa digital post i sin verksamhet, avslutar Clara.

 

Läs mer

Vill du veta mer om avtalet? 

Digitala och fysiska utskickstjänster 2023