”Övergång till elektronisk arkivering enbart en tidsfråga”

Ramavtalet för e-arkiv, som tagits fram av SKL Kommentus Inköpscentral, har funnits sedan 2013 och är inne på sin andra avtalsperiod. Ramavtalet omfattar bland annat tekniska funktioner och konsulttjänster som gör det enklare att arkivera digital information.

E-arkiv en nyckel till digitalisering

Sveriges kommuner och regioner, SKR, har valt att använda Inköpscentralens ramavtal för att kunna införa digitala arkiv i sin verksamhet. Kristina Fenger-Krog, biträdande sektionschef för digitalisering och inköp vid SKR, menar att införandet av e-arkiv är en del av ett större arbete med informationshantering i organisationen.

– Målsättningen har varit att skapa en ändamålsenlig och säker informationshantering som är enkel att tillämpa, säger hon.

De digitala arkiven förväntas även bidra till att den lagrade informationen blir mer tillgänglig, spårbar och inte minst att det skapar ett bevarande som är hållbart över tid:

– I slutändan vill vi uppnå ett digitalt arbetssätt med en helt digital hantering av dokumentation och handlingar i organisationen, berättar Caspar Almalander, informationshanteringsstrateg vid SKR, och poängterar att elektronisk arkivering är själva kärnan i det arbetet.

Förbättrat stöd vid precisering av krav

Kristina Fenger-Krog menar att en lärdom som hon och hennes kollegor tagit med sig från arbetet med att anskaffa e-arkiv, är hur viktigt det är att sätta sig in i vad kraven och villkoren innebär, och att veta vad det är för krav man efterfrågar – även när man som hennes organisation avropar från ett befintligt ramavtal och inte upphandlar själva.

Clara Wadman, som är avtalsansvarig för digitala tjänster på Inköpscentralen, håller med om vikten av detta. Hon berättar att det framöver blir ännu enklare att avropa från ramavtalet för e-arkiv tack vare det nya avropsstöd som tagits fram.

Stödet består bland annat av en ny avropsvägledning och omarbetade dokument för kravfångst för respektive delområde.

– Vår förhoppning är att stödet ska göra det enklare för organisationer som står inför ett avrop att precisera sina krav, vilket i sin tur underlättar och skapar tydlighet gentemot ramavtalsleverantörerna, berättar Clara.

Hon passar också på att uppmana de organisationer som ännu inte ställt om sina arkivsystem att göra det:

– Vårt ramavtal erbjuder specialiserat konsultstöd för att komma igång med elektronisk arkivering. Eftersom processen att anskaffa och införa e-arkiv ofta tar längre tid än vad man tror, är vår rekommendation att påbörja arbetet så snart som möjligt. Beslutet att övergå till elektronisk arkivering är enbart en tidsfråga.

Läs mer om ramavtalet för e-arkiv här!