Nyköpingshus. Bild: Fotoakuten

Vad gör en förvaltningsledare?

- Uppdraget är att få ihop verksamheten och it säger Katarina och förtydligar; It ska inte styra vad verksamheten ska ha för it-stöd, utan önskemålen kopplat till de faktiska behoven ska komma från verksamheten och it ska stödja det. När det kommer önskemål från verksamheten är en del av mitt arbete att gå igenom vad vi har för it stöd i organisationen. Hur kan vi tillgodose behoven - kan vi använda våra befintliga it-stöd eller måste vi köpa in/upphandla ett nytt system.

Rätt stöd till verksamheten

- Verksamhets- och it utveckling är tätt sammankopplat. En helhetssyn och tydlig prioritering leder till ökad verksamhetsnytta. Övergripande verksamhetsmål styr förvaltnings- och utvecklingsarbetet och fokus flyttar från tekniska lösningar till att skapa nytta i verksamheten berättar Katarina.

Hon fortsätter, enkelt uttryckt så arbetar jag med samverkan, och att koppla ihop rätt människor med varandra för de olika projekt som ska genomföras. Det betyder att jag ska försöka ha den övergripande bilden och men inte detaljkunskapen, det finns det andra som har. I verksamheten kan det vara flera personer och enheter som vill ha samma saker men som pratar olika ”språk”. Jag som förvaltningsledare blir då en slags tolk, där jag exempelvis kan visa på hur verksamheten kan dra fördelar av vissa it stöd som man inte tänkt på eller ibland ens inte visste fanns.

Vårt intranät underlättar arbetet för HR-avdelningen

- Jag jobbar mycket med intranätet och vi försöker hela tiden förbättra de sidor som HR-staben ansvarar för så att de ska bli så enkelt som möjligt för användarna. Vi har rensat bort mycket och kortat ner texterna och hänvisar direkt till berörd källa som exempelvis direkt till Arbetsmiljöverket säger Katarina.

HR-guiden direkt på vårt intranät, tillgänglig för alla anställda

- Vi har beslutat att lägga HR-guiden fritt på intranätet, det räcker med en anställning för att komma åt guiden. Den är öppet för alla, vilket underlättar för exempelvis våra chefer, som kan när det passar dom, uppdatera sig, få mer kunskap och svar på sina frågor i olika ärenden. De kan även hänvisa sina medarbetare att gå in på guiden för att få svar på sina frågor.

Egna lokala dokument och alltid uppdaterad information i HR-guiden

- Den stora fördelen för oss med HR-guiden är att vi kan lita på att informationen är korrekt och alltid uppdaterad säger Katarina. Det gör att vi kan minska egen text på intranätet och även helt ta bort texter som vi tidigare löpande behövde underhålla, ha koll på och aktivt säkerställa att informationen var uppdaterad. Här har vi också samlat våra lokala kollektivavtal och arbetsgivarbeslut så att de ska vara enkla att hitta. Hon avslutar, det är även enkelt för HR helpdesk, och för systemsidan att till den som efterfrågar information kunna skicka en länk till relevant information i HR guiden.

Bild: Katarina Häggblom