KontaktAdda - behandling av personuppgifter
När du kontaktar, blir kontaktad eller på annat sätt kommunicerar med oss på Adda kommer dina personuppgifter att behandlas enligt nedan.
Dina personuppgifter hämtas från dig själv, din arbetsgivare eller uppdragsgivare, SKR, från övriga bolag inom Adda-koncernen eller från allmänt tillgängliga informationskällor, t.ex. företag som tillhandahåller kontaktlistor eller uppgifter hämtade från Internet.
När och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:
1. Kategori av registrerad: Anställd hos kund
Administration av avtalsförhållande
För att kunna hantera avtalsförhållandet med våra företagskunder behandlar Adda personuppgifter, i din egenskap av kontaktperson, för att t.ex. kunna administrera betalningar eller fakturor, hantera upphandlingsprocessen, hantera tillgången till "mina sidor" i kundportalen, samt kommunicera med din organisation inom ramen för avtalsförhållandet. Behandlingen är nödvändig för att Adda ska kunna upprätthålla ett avtalsförhållande med din organisation.
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse: Behandlingen genomförs för att kunna tillmötesgå vårt berättigade intresse av att kunna administrera de avtalsförhållanden Adda har med sina företagskunder. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för detta ändamål under tiden då Adda har ett existerande avtalsförhållande med den organisation du företräder. |
|
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra våra tjänster och bjuda in dig till olika events och utbildningar. |
|
Bevarandetid: När du inte själv har anmält att du vill ha utskick från oss behandlar vi dina personuppgifter för detta ändamål i ett (1) år från insamlingstidpunkten. I annat fall behandlar vi dina personuppgifter för detta ändamål till dess att du inte längre vill ta del av e-postutskicken. Om din arbetsgivare har en pågående avtalsrelation med oss kommer dina personuppgifter att behandlas för detta ändamål under avtalstiden, om du eller din arbetsgivare inte har anmält att du inte längre är kontaktperson hos dina arbetsgivare. Du har även alltid möjlighet att tacka nej till fortsatt marknadsföring, i vilket fall Adda kommer upphöra med marknadsföringen. |
|
2. Kategori av registrerad: Kontaktperson hos leverantörer och samarbetspartners
Utställande, betalning och annan administration av fakturor
Dina personuppgifter behandlas för att vi ska kunna administrera fakturor, t.ex. för att ställa ut, betala och administrera hanteringen av fakturor avseende t.ex. leverantörer och samarbetspartners. Personuppgifterna behandlas om de förekommer i fakturaunderlaget, t.ex. om du är kontaktperson.
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna hantera, ställa ut samt betala fakturor inom ramen för vår verksamhet. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter behandlas för detta ändamål i samband med att fakturan ställs ut eller tas emot av oss. Dina personuppgifter kommer dock att bevaras under en längre period för andra ändamål (t.ex. hantera rättsliga krav), se mer nedan. |
|
3. Kategori av registrerad: Alla kategorier av registrerade som anges ovan samt övriga registrerade, t.ex. besökare av vår webbplats
Administration av förfrågningar avseende dataskydd
Vi behandlar dina personuppgifter när du inkommer med frågor rörande vår behandling av dina personuppgifter, inklusive utövande av dina rättigheter. Behandlingen utförs i syfte att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga förpliktelser enligt tillämpliga dataskyddslagar.
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Rättslig förpliktelse: Behandlingen är nödvändig för att Adda ska kunna fullgöra rättsliga förpliktelser enligt tillämpliga dataskyddslagar. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter behandlas för detta syfte under den tid förfrågan hanteras och för en tid om fem (5) år därefter. |
|
Genomföra enkätundersökningar
Vi genomför regelbundet enkätundersökningar för att få information om hur du uppleverer Adda. Vi behandlar dina personuppgifter för att skicka ut enkätundersökningen och för att sammanställa svaren i en rapport. Det är alltid frivilligt att delta i en enkätundersökning.
| Kategorier av personuppgifter | Laglig grund |
|
Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra enkätundersökningar. |
| Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för detta syfte under den tid undersökningen genomförs och för en tid om tolv (12) månader därefter för att sammanställa svaren i en rapport samt kontakta dig för att följa upp svaren. Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter sparas tillsvidare. | |
Utskick av nyhetsbrev
Vi behandlar dina personuppgifter för att hantera och skicka ut vårt nyhetsbrev med information rörande våra tjänster och branschnyheter till dig.
| Kategorier av personuppgifter | Laglig grund |
|
Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att lämna information om oss och branschen. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för detta syfte så länge som du prenumererar på vårt nyhetsbrev. |
|
Genomförande av utbildningar och events (t.ex. mässor och tävlingar)
Adda behandlar dina personuppgifter för att kunna genomföra de utbildningar och event som du har anmält dig till.
| Kategorier av personuppgifter | Laglig grund |
|
Berättigat intresse: Behandlingen genomförs för att kunna tillmötesgå vårt berättigade intresse av att kunna hantera anmälningar till utbildningar och andra events för att kunna marknadsföra våra tjänster. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för detta ändamål under tiden Adda genomför utbildningen eller eventet och för en tid om en (1) månad därefter. |
|
Följa upp och utvärdera verksamheten
Vi behandlar dina personuppgifter för att följa upp och utvärdera vår verksamhet, t.ex. för att ta fram statistik och rapporter över vår verksamhet avseende t.ex. statistik rörande hur snabbt vi hanterar förfrågningar eller hur vi tillhandhåller våra tjänster.
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att följa upp och utvärdera verksamheten. |
|
Bevarandetid: Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter sparas tillsvidare. |
|
Samverkan i Teams
Dina personuppgifter behandlas för att vi ska kunna samverka kring olika frågor över organisationsgränserna. Ibland bjuder vi in er i våra teamsytor.
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna samverka i utvecklingsfrågor och att kommunicera med våra samarbetspartners. |
| Bevarandetid: Dina personuppgifter behandlas så länge du är medlem i teamet. Om du själv utträder ur teamet behöver du kontakta administratören (som bjudit in dig) för att få eventuella inlägg gjorda av dig raderade, annars behandlas sådana uppgifter så länge de behövs i teamets verksamhet. | |
Hantera och bemöta rättsliga anspråk
Vi behandlar dina personuppgifter, om det är nödvändigt, för att hantera och bemöta rättsliga anspråk, t.ex. vid en tvist eller en rättsprocess.
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund |
|
Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för detta syfte, normalt till dess att tvisten är avslutad eller kravet blivit preskriberat. |
|
Uppfylla rättsliga förpliktelser
Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att uppfylla rättsliga förpliktelser, t.ex. bokförings- och redovisningskrav och skyldigheter enligt dataskyddslagstiftningen.
| Kategorier av personuppgifter | Laglig grund |
|
Samtliga uppgifter som samlats in och som är nödvändiga för att uppfylla respektive rättslig skyldighet. |
Rättslig förpliktelse: Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla våra rättsliga förpliktelser. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för den tid som är nödvändig i förhållande till respektive rättslig förpliktelse. |
|
Hantera och skydda IT-system och tjänster
För att hantera och skydda våra IT-system och tjänster, t.ex. vid loggning, felsökning, säkerhetskopiering, förändrings- och problemhantering i system och i samband med eventuella IT-incidenter, behandlar vi, om det är nödvändigt, dina personuppgifter.
| Kategorier av personuppgifter | Laglig grund |
|
Samtliga uppgifter som anges häri. |
Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och skydda våra IT-system och tjänster. |
|
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under samma period som anges i förhållande till respektive ovan angivet ändamål med behandlingen av dina personuppgifter. Personuppgifter i loggar bevaras för felsökning och incidenthantering under en tid om 13 månader räknat från tidpunkten för logghändelsen. |
|
Mottagare som vi delar dina personuppgifter med
När det är nödvändigt delar vi dina personuppgifter med olika mottagare. Mottagaren är självständigt personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter om vi inte har angivit något annat.
Vi delar dina personuppgifter med:
Övriga bolag inom Adda-koncernen
Vi delar dina personuppgifter med övriga bolag inom Adda-koncernen för att dessa ska kunna använda dina personuppgifter för att t.ex. marknadsföra sina tjänster. Uppgifterna sparas i system som administreras av Adda, vilket innebär att vi även agerar som personuppgiftsbiträde i förhållande till övriga koncernbolag.
|
Kategorier av personuppgifter |
Laglig grund för överföringen |
|
Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra samtliga tjänster som tillhandahålls av Adda-koncernen. |
Tjänsteleverantörer
För att uppfylla ändamålen med behandlingen av dina personuppgifter delar vi personuppgifter med tjänsteleverantörer som vi har anlitat. Dessa tjänsteleverantörer tillhandahåller IT-tjänster till oss (såsom drift, teknisk support och underhåll av IT-systemen). Tjänsteleverantörerna får endast behandla dina personuppgifter för dessa syften enligt våra instruktioner och inte för några egna ändamål. Vi är personuppgiftsansvariga för behandlingen av personuppgifter som tjänsteleverantörerna utför på vårt uppdrag.
Övriga mottagare
I vissa fall kan vi, om det är nödvändigt, dela dina personuppgifter med andra mottagare för vissa ändamål (t.ex. för att uppfylla rättsliga skyldigheter eller för att hantera och bemöta rättsliga krav). Exempel på dessa mottagare är externa rådgivare, myndigheter, domstol, polisen och potentiella köpare eller säljare av företaget.
|
Mottagare |
Syfte |
Laglig grund för överföringen |
|
Myndigheter |
Vi kan lämna nödvändig information till myndigheter om vi är skyldiga enligt lag att göra det. |
Rättslig förpliktelse: Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser. |
|
Externa rådgivare |
Vi kan lämna nödvändig information till externa rådgivare, t.ex. revisionsbyråer, advokatbyråer eller andra juristbyråer om vi är skyldiga enligt lag att göra det eller för att hantera eller bemöta rättsliga krav. |
Rättslig förpliktelse och berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser alternativt tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav. |
|
Domstol, motparter etc. |
För att hantera och bemöta rättsliga krav kan vi överföra uppgifter till andra parter. |
Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav. |
|
Rättsvårdande myndigheter, t.ex. Polisen |
Vi kan dela personuppgifter med rättsvårdande myndigheter, t.ex. polisen om vi är skyldiga enligt lag att göra det. |
Rättslig förpliktelse: Behandlingen är nödvändig för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser. |
|
Potentiella köpare och säljare |
Vi kan komma att dela information med potentiella köpare och säljare om vi skulle sälja hela eller delar av verksamheten eller vid en sammanslagning. |
Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra avyttringen eller sammanslagningen. |
Närmare information om kategorier av personuppgifter
Se tabellen nedan för närmare information om vilka kategorier av personuppgifter som vi behandlar.
|
Kategori |
Exempel på uppgifter |
|
Din kommunikation |
Innehåll i din kommunikation, t.ex. e-postmeddelanden, eller lämnande svar |
|
Kontaktuppgifter |
Adress (även tidigare och tillfällig adress), telefonnummer, e-postadress |
Har du ytterligare frågor kring hur vi hanterar dina personuppgifter eller önskar begära ut ett registerutdrag?
Kontakta oss på: gdpr@adda.se