Vi använder cookies

På adda.se använder vi cookies (kakor) för att underlätta och förbättra din användning på vår webbplats. Cookies är en liten textfil som lagras på din dator, mobiltelefon, surfplatta eller annan enhet när du besöker adda.se. De finns för att förbättra webbplatsen för dig, till exempel för att kunna anpassa adda.se efter dina önskemål och val. 

Vilka cookies vill du tillåta?
Inställningar för cookies

Cookies som krävs för att webbplatsen ska fungera, till exempel sessions-ID som vårt webbhotell är beroende av.

Låter oss samla information om ditt besök på webbplatsen — till exempel vilken webbläsare du använder och eventuella kodfel du råkat ut för — med syfte att förbättra den.

Adda

Uppföljningar

Vi genomför flera uppföljningar på våra ramavtal under en avtalsperiod. Syftet är att uppnå målen och ambitionen med upphandlingen. Genom uppföljningarna kan vi göra förbättringar och hantera eventuella avvikelser.

uppföljning.jpg

Delning av uppföljningsresultat

Vi delar uppföljningsresultatet på vår hemsida under de avtal vi genomfört uppföljningen på. Uppföljningsresultat visas i form av trafikljus med färgmarkeringar, där grönt betyder inga avvikelser identifierade, gult betyder avvikelser under hantering och rött betyder avvikelser inte tillräckligt avhjälpta eller åtgärdade inom utsatt tid. Observationer ger ingen avvikelsemarkering.

Delning av revisionsrapporter

På förfrågan från kunder kan hela eller delar av revisionsrapporten att delas. Viktigt att notera är att vi inte kommer att dela med oss av innehållet i revisionsrapporten (inklusive åtgärdsplan/CAP) i de delar som denna omfattas av sekretess enligt ramavtalet, eller utgör företagshemligheter enligt Lag (1990:466) om skydd för företagshemligheter. Leverantörerna kommer att ges möjlighet att först sekretessgranska revisionsrapporten (inklusive åtgärdsplaner/CAP) och samtycka till utlämnande, innan sådant görs. Även i leverantörens sekretessgranskning är det ramavtalets villkor och Lag (1990:499) om företagshemligheter som ska vara vägledande. 

Uppföljning av ramavtalets praktiska tillämpning

6 månader efter avtalsstart kallar vi våra leverantörer till en första uppföljning. Vid mötet går vi igenom ramavtalets praktiska tillämpning. Vi diskuterar även de beställningar som är gjorda och hur vårt och leverantörens avropsstöd har fungerat. Vi går även igenom förslag på förtydligande och förändringar i avropsstödet för att underlätta den praktiska tillämpningen av ramavtalet för alla parter.

18 månader efter avtalsstart sker nästa uppföljning med leverantörer. I samband med denna uppföljning sänder vi ut en enkät till de som handlat på avtalet, där de får inkomma med synpunkter på sådant som går att förbättra. Vi diskuterar frågor som avropsstöd, affärsvolymer, kvalitetskrav, kvalificeringsvillkor, avtalsvillkor, beställarsynpunkter och eventuella reklamationer/avvikelser.

36 månader efter avtalsstart sker den sista uppföljningen. Syftet är att ta reda på huruvida upphandlingen ska förnyas, vilka förbättringsmöjligheter vi kan ta hänsyn till vid en ny upphandling och hur det har gått med ramavtalet i allmänhet.

I vilken form följer vi upp?

Beroende på ramavtal kallas antingen samtliga leverantörer till ett gemensamt möte eller så hålls det enskilda möten med varje leverantör. Oftast är det digitala möten, men ibland hålls mötena i våra lokaler eller hos leverantörerna.

Vad händer mellan uppföljningarna?

Vi är ständigt i kontakt med upphandlande myndigheter och inköpare som nyttjar våra avtal, liksom med aktuella leverantörer. Avvikelser bör i första hand hanteras av upphandlande myndigheter och leverantörer, då det är kontraktsvillkoren som styr.

Återkommande och större avvikelser önskar vi information om för att kunna utreda om vi behöver förtydliga avropsvägledningen eller ramavtalsvillkoren, eller om vi behöver använda sanktioner. Uppkomna incidenter hanterar vi alltid skyndsamt.

Vi tillhandahåller dessutom information om volymredovisningar till de kommuner, regioner och bolag som efterfrågar detta.

Ekonomisk uppföljning

I den ekonomiska uppföljningen kontrollerar vi de ekonomiska redovisningar som leverantören lämnar som underlag för vår administrativa ersättning. Genom detta kontrollerar vi även att ramavtalspriser tillämpas samt att övriga ekonomiska villkor följs.

När i tid följer vi upp?

Vi genomför den ekonomiska uppföljningen minst en gång under ramavtalsperioden.

Vilka leverantörer följer vi upp?

Vi följer upp samtliga leverantörer. Uppföljningens nivå kan variera beroende på om leverantören har redovisat försäljning på ramavtalet eller inte.

Vilka verktyg har vi för ekonomisk uppföljning?

Vi utför en del ekonomiska uppföljningar med egna resurser men använder till största del vårt ramavtal Gransknings- och rådgivningstjänster 2022.

Som avropsberättigad myndighet kan också ni avropa revisioner från avtalet och därmed få professionell hjälp att granska avtal och leverantörer.

Kontroll av leverantörer

Vi kontrollerar leverantörerna utifrån kredit- och affärsinformation, uteslutningsgrunder samt sanktioner. Kontrollen omfattar bland annat kontinuerlig bevakning av att leverantörer på våra ramavtal sköter sina redovisningar och betalningar av skatter och avgifter, att leverantörens kreditvärdighet inte innebär en för hög risk samt att leverantörens företagsstatus inte förändras. Vi säkerställer också att leverantören inte träffas av uteslutningsgrunder eller sanktioner.

När i tid genomför vi kontrollerna?

Vi genomför kontrollerna på anbudsgivare, företag vars kapacitet åberopas samt underleverantörer, både vid anbudsprövning och regelbundet under avtalstid.

  • Kredit- och affärsinformation kontrolleras löpande.
  • Uteslutningsgrunder kontrollerar vi minst två gånger om året.
  • Sanktioner kontrolleras löpande.

Vilka leverantörer kontrollerar vi?

Vi kontrollerar samtliga leverantörer, oavsett omsättning på avtalet.

Vilka verktyg har vi för kontrollerna?

Kontrollen genomförs med hjälp av tre separata system.

Uppföljning av kvalitet, informationssäkerhet och hållbarhet

Vi följer upp krav på leverantören och krav på varor och tjänster inom områdena kvalitet, informationssäkerhet och hållbarhet.

Krav på leverantören följer vi upp genom egenrapportering, dokumentgranskning, leverantörsmöten, kontorsrevisioner, fabriksrevisioner och platsbesök. För revisioner och platsbesök behövs ofta stickprov.

Krav på varor och tjänster, vars uppföljning också utgår från stickprov, följer vi upp genom egenrapportering, dokumentgranskning, enkäter och intervjuer, mätningar och analyser, leverantörsmöten och platsbesök.

Alla metoder blir inte aktuella för alla krav, men de tillhör verktygslådan. Det är ofta kvaliteten på leverantörens egenrapportering som sätter ramarna för uppföljningen. Därför är det viktigt att leverantörerna svarar så utförligt de kan på våra frågor.

Om det finns flera krav på leverantören samordnar vi uppföljningarna. Detsamma gäller om det finns flera krav på varan eller tjänsten. Om uppföljningarna behöver genomföras av eller med stöd av konsult, avropar vi i den mån det går en konsult för samtliga krav på leverantören respektive krav på varan eller tjänsten.

När i tid följer vi upp?

Krav på leverantören följer vi upp 0-9 månader in på avtalet. Detta för att tidigt säkerställa att leverantören har de policyer och processer på plats som har avtalats och för att ha tillräckligt med tid för eventuella återrevisioner.

Krav på varan eller tjänsten följer vi upp 12-18 månader in på avtalet. Om det finns krav på varan eller tjänsten som ska uppfyllas årligen eller efter en viss specificerad tid följer vi upp dessa i enlighet med den bestämda tidsplanen. Om det finns varor i prislistor som uppdateras regelbundet kontrollerar vi certifikat löpande.

Vilka leverantörer följer vi upp?

Vi följer upp krav på leverantörer oavsett storlek eller omsättning på ramavtalet. Uppföljning görs även på mikroföretag om de har omsättning på avtalet, om de är börsnoterat och/eller verkar i en högriskbransch. Undantag från denna princip kan göras beroende på avropsmodell.

Avseende hållbara leveranskedjor följer vi upp de leverantörerna vars produkter eller tjänster på ramavtalet utgör risker i leveranskedjan. Dessutom följer vi upp krav på varor och tjänster hos alla leverantörer med omsättning på avtalet.

Hur hanterar vi incidenter?

Vi hanterar skyndsamt uppkomna incidenter, oavsett om det gäller kvalitet, informationssäkerhet eller hållbarhet.

Vi omvärldsbevakar ständigt med fokus på hållbarhet och om vi får kännedom om avvikelser från våra krav i våra leveranskedjor följer vi upp dem genom mejl och leverantörsmöten. Ofta går vi samman med Regionernas kansli för hållbar upphandling och andra upphandlande myndigheter i vår uppföljning.

Vilka verktyg har vi för uppföljningen?

För uppföljningen använder vi vårt ramavtal Gransknings- och rådgivningstjänster 2022.

Som avropsberättigad myndighet kan också ni avropa revisioner från avtalet och därmed få professionell hjälp att granska avtal och leverantörer.

Sanktionstrappa

Nedan finns en grafisk beskrivning av sanktionstrappan för uppföljning av kvalitet, informationssäkerhet och hållbarhet.

Uppföljning av dynamiska inköpssystem

Ekonomisk uppföljning och kontroll av leverantörer görs på samma sätt för leverantörer inom dynamiska inköpssystem som för leverantörer på ramavtal.  

För uppföljning av kvalitet, informationssäkerhet och hållbarhet ansvarar de upphandlande myndigheterna, såvida inget annat har avtalats i det enskilda fallet.

Sekretess
Sekretess mellan Inköpscentralen och av Inköpscentralen anlitad revisor regleras i sekretessavtal mellan parterna. Genom sekretessavtalet förbinder sig revisorn att inte dela några företagshemligheter som förekommer i revisionen, med tredje part.

Rapportera avvikelser

Vi uppmuntrar alla att rapportera avvikelser från våra krav till uppfoljning@adda.se.

Ju mer detaljerad och aktuell information du tillhandahåller, desto mer sannolikt är det att vi kan vidta åtgärder.

Publicerad 2014-04-30 Uppdaterad 2024-11-22