Adda

Dynamiskt inköpssystem - DIS

Dynamiskt inköpssystem (DIS) är en elektronisk metod för upphandling. Metoden har likheter både med förnyad konkurrensutsättning och vanliga upphandlingar enligt selektivt förfarande.

Den största skillnaden mellan DIS och vanligt ramavtal är att systemet är öppet för alla leverantörer som uppfyller urvalskriterierna under hela giltighetstiden. Leverantörsantalet får därmed inte begränsas. Såväl kund som leverantör kan ansluta när som helst. Det flexibla systemet ger även mindre lokala leverantörer större möjlighet att konkurrera.

Fördelar med Dynamiskt inköpssystem

Vilka är fördelarna att använda ett DIS?

Fördelar för er som kund:

Ni kan precisera era krav vid varje köp.
Behöver inte anmäla er i förväg.
Får tillgång till större konkurrens.
Vi genomför en konkurrensutsättning inom systemet mot de antagna leverantörerna.
Ni fattar tilldelningsbeslut, tecknar och blir part i kontraktet.

Fördelar för er som leverantör:

Ni behöver inte lämna ett helt anbud med produkter och priser från början.
Ansökan till systemet sker enbart genom att lämna information om ert företag och eventuella andra företag som ingår i anbudet.
De specifika upphandlingarna som görs i DIS:et kan se olika ut från gång till gång då det finns många krav som kan preciseras.
Ni konkurrerar mot samtliga leverantörer med samma mål: att leverera.

Skillnader mellan DIS och ramavtal

Vad är skillnaden mellan ett DIS och ett ramavtal?

DIS

Öppet för nya leverantörer under hela giltighetstiden
Antal leverantörer får inte begränsas
Upphandlingsförfarandet är styrt
Giltighetstiden är inte begränsad enligt lag
Nya avropsberättigade kunder får tillkomma under giltighetstiden
Avropsberättigade behöver inte anges
Administrativ avgift får inte tas ut av leverantörer som ansöker/deltar före/under giltighetstiden
Kontrakt tilldelas enligt "vanliga" tilldelningskriterier

Ramavtal

Stängt för nya leverantörer under ramavtalsperioden
Antal leverantörer begränsas
Olika upphandlingsförfaranden kan väljas
Giltighetstid maximalt fyra år enligt lag om ej särskilda skäl finns
Nya avropsberättigade kunder kan inte tillkomma
Avropsberättigade anges
Administrationsavgift kan tas ut av leverantörer under avtalsperioden
Kontrakt tilldelas genom Fördelningsnyckel/Förnyad konkurrensutsättning

Två steg till kontraktstilldelning

DIS är ett helt elektroniskt system i två steg:

Systemet inrättas – kvalificering
Systemet i drift - Löpande annonsering, kvalificering och bedömning
Upphandling görs och kontrakt tecknas

DIS steg för steg

Dynamiskt inköpssystem, DIS, består av två olika steg: ansökningsperioden för leverantörerna och själva köpet av beställaren i systemet.

Steg 1 – DIS inrättas och leverantörerna kvalificeras

När DIS:et annonserats löper en inledande ansökningsperiod om 30 dagar.

Ansökningarna ska utvärderas inom 10 dagar från mottagandet. Vid behov får tiden för utvärderingen förlängas till 15 dagar. Så länge ingen specifik upphandling initieras får utvärderingstiden förlängas ytterligare, dock som längst till 25 dagar.
Alla ansökningar som inkommit inom 30-dagarsperioden ska vara utvärderade innan specifika upphandlingar får göras i DIS:et.

Samtliga leverantörer som uppfyller kvalificeringskraven får vara med. Beslut om tillträde meddelas den som ansöker.

Efter de inledande 30 dagarna annonseras DIS:et fortlöpande. Inkommande ansökningar utvärderas löpande med samma tidsfrist.

Överprövning under steg 1

Om Inköpscentralen beslutar att inte ge en leverantör tillträde till DIS:et kan den nekade leverantören begära överprövning. Leverantörer som redan är godkända kan inte begära överprövning när nya leverantörer godkänns till systemet.

Steg 2 – köp genom DIS

Vid köpet vänder sig beställaren till de leverantörer som för tillfället är antagna i systemet. Dessa får sedan lämna anbud. Därpå sker utvärdering utifrån det ekonomiskt mest fördelaktiga alternativet av beställaren eller av oss på Inköpscentralen. Leverantören som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet i upphandlingen tilldelas kontraktet.

Notera! Steg 1 görs en gång per leverantör, förutsatt att denne antas i systemet. Steg 2 genomförs vid varje köp/specifik upphandling då nya leverantörer kan ansluta sig. Leverantörer kan också välja att gå ur DIS:et.

Överprövning under steg 2

Överprövning av upphandling

När avtal tilldelas i en upphandling som görs i DIS behöver den upphandlande myndigheten inte tillämpa någon avtalsspärr. Det är alltså möjligt att ingå avtal på en gång utan att invänta en särskild tidsperiod. Det saknas möjlighet att överpröva en upphandling i DIS efter att avtal har ingåtts.

En upphandlande myndighet kan välja att tillämpa en frivillig avtalsspärr när avtal tilldelas i ett DIS. Avtalsspärren gäller i tio dagar, räknat från det att tilldelningsbeslutet skickades ut. Under avtalsspärren kan en leverantör ansöka om överprövning hos förvaltningsrätten.

Överprövning av avtalets giltighet

Efter det att avtal har ingåtts kan en leverantör ansöka om överprövning av avtalets giltighet. En sådan ansökan ska ha inkommit till förvaltningsrätten inom sex månader från det att avtalet ingåtts. En ansökan om överprövning av ett avtal kan leda till att avtalet ogiltigförklaras, men bara i vissa specifika fall (se 20 kap. 13 § lagen om offentlig upphandling).

Om den upphandlande myndigheten tillämpar en frivillig avtalsspärr kan man inte överpröva avtalets giltighet.

Sekretess för DIS

Hur fungerar sekretessen i DIS?

Det finns inga särskilda sekretessbestämmelser för DIS. Samma bestämmelser som gäller i en ”vanlig” upphandling enligt lagen om offentlig upphandling, gäller för handlingar i ett DIS.

Inköpscentralen har öppet förfarande

Vi omfattas inte av offentlighetsprincipen och har därför ingen skyldighet att lämna ut de handlingar som anbudsgivare och leverantörer ger in till oss. Men vi har fattat beslut om att ha ett öppet förfarande när det gäller anbudshandlingar som inkommer i de upphandlingar vi genomför.

Samma rutin gäller för anbud som inkommer i upphandlingar som genomförs i våra DIS, förutsatt att det är vi som genomför de specifika upphandlingarna. Du kan läsa mer om rutinen för det här.