Så använder du våra ramavtal
Kommuner, regioner och kommunala bolag kan bli kund hos oss och använda våra ramavtal. Upphandlingsansvarig i din organisation ser till att ni kan använda avtalen. Här berättar vi hur det går till.
Serviceavgiften gör er organisation avropsberättigad på de avtal som vi tar fram under det kommande året. Vet du inte om din organisation har betalat serviceavgiften behöver du logga in på Mina sidor eller kontakta oss.
- Är du upphandlings-/inloggningsansvarig, börja med att logga in på vår webbplats.
- Därefter gör du avropsanmälan på det aktuella ramavtalet via Mina sidor.
- I samband med din anmälan ska du även godkänna våra allmänna villkor.
Allmänna villkor Adda Inköpscentral april 2021 (136 kB). - När avropsanmälan är klar skickar vi ett meddelande till leverantörerna på ramavtalet. Det fungerar som bekräftelse på att din verksamhet planerar att nyttja avtalet.
- Därefter är det upp till leverantören att kontakta dig som upphandlare och informera dig om förutsättningarna för kommande avrop och beställningar.
Det kan du göra genom att:
- kontakta upphandlingsansvarig hos er orginisation och fråga
- sök i rutan "Är jag avropsberättigad" på ramavtalets sida på vår hemsida
- skicka ett mejl till oss: inkopscentralen@adda.se
- ring 08 525 029 96 så hjälper vi dig
När du vet att du kan använda avtalet, kan du beställa enligt instruktionerna på ramavtalets sida. Där hittar du även stöddokument som vägledning.
Det är inte tillåtet att använda ett ramavtal utan att vara avropsberättigad.
Olika sätt att handla på ramavtal
Hur du avropar och beställer varor eller tjänster ser olika ut. De vanligaste sätten (avropsförfaranden) är rangordning eller förnyad konkurrensutsättning.
- Börja med att specificera dina behov och krav på det du ska köpa från ramavtalet.
- Använd ramavtalets stöddokument som vägledning vid ditt avrop. Rangordningen kan vara uppdelad på geografiskt område, delområde eller båda två. Säkerställ att du vet vad som gäller för just detta avtal.
- Ramavtalsleverantörerna är listade i ordningen 1, 2, 3 och så vidare, se gällande rangordning bland stöddokumenten. Du kontaktar alltid den leverantör som står som rangordnad som nummer 1 först. På ramavtalssidan hittar du kontaktuppgifter både till den som tar emot löpande beställningar och avtalsansvarig.
- Notera att flera ramavtal bara har en leverantör antagen per geografiskt område, delområde eller båda. Om så är fallet kan du bara köpa från denna leverantör.
- Gå vidare i rangordningen vid behov. Återkopplar inte rangordnad etta inom tiden som är uppgiven i ramavtalet får du gå vidare i rangordningen. Det gäller också om leverantören ger svaret att man inte kan leverera enligt avtalsvillkoren.
- Därefter tecknar du kontrakt med den som står som avtalsansvarig hos ramavtalsleverantören, kontraktet ska alltid följa ramavtalet.
- Ibland går det att göra köp inom ramavtalet utan att teckna kontrakt, då kan du beställa direkt hos angiven beställningskontakt. Avropsvägledningen ger mer specifika detaljer, i vissa fall finns även kontraktsmall.
Den förnyade konkurrensutsättningen blir en miniupphandling som möjliggör en bättre affär för dig som kund.
- Börja med att specificera dina behov och krav på det du ska köpa från ramavtalet. Exempelvis: Vilket behov har ni idag och i framtiden? Vilka är de nuvarande och kommande volymerna? Vad är kostnaderna för produkter och tjänster idag – och hur ser budgeten ut framöver? Tänk på att en bra behovsanalys är den viktigaste förutsättningen för en bra affär.
- Använd ramavtalets stöddokument som vägledning.
- När du gör din förnyade konkurrensutsättning har du möjlighet att precisera kraven som finns i ramavtalet till att passa just era behov. En förnyad konkurrensutsättning kan se olika ut, från att endast efterfråga pris till en mer komplex förfrågan.
- Vi rekommenderar att du använder mallarna för förnyad konkurrensutsättning, beskriv gärna även din verksamhets förutsättningar. Det underlättar för ramavtalsleverantörerna att besvara din förfrågan samt ökar dessutom deras möjlighet att hitta en så bra lösning som möjligt.
- Frångå inte villkoren. Som beställare ansvarar du själv för att avrop sker inom ramen för villkoren i ramavtalet och i enlighet med LOU. Du får till exempel inte "rikta" ditt avrop mot en särskild ramavtalsleverantör. Alla ska konkurrera på lika villkor.
- Skicka din förnyade konkurrensutsättning till samtliga av leverantörerna på ramavtalet. Uppge tydligt i vilket format du vill få in leverantörernas anbud.
- De anbud du får in värderar du utifrån de kriterier du beskrivit i din förfrågan.
- När utvärderingen är klar skickar du ett tilldelningsbeslut till alla ramavtalsleverantörer som lämnat anbud. Vi rekommenderar att du använder möjligheten till frivillig avtalsspärr. Du ska då vänta tills denna löpt ut innan du kan teckna kontrakt med vinnande leverantör.
- Då avtalsspärren löpt ut tecknar du kontrakt med vinnande leverantör, på vissa ramavtal finns kontraktsmall bland stöddokumenten.
Vad är skillnaden mellan avropsanmälan och avrop/att avropa?
Avropsanmälan är det första och viktiga steget som krävs av upphandlingsansvarig för att få använda ramavtalet. Avropsanmälan är en bekräftelse på intresse för avtalet. När avropsanmälan är gjord kan du som beställare gå vidare till steg två, det vill säga avropa och beställa på ramavtalet.
Vad är skillnaden mellan upphandlingsansvarig och beställare?
Upphandlingsansvarig, ibland även kallad inloggningsansvarig, är den som ansvarar för att betala den årliga serviceavgiften och göra avropsanmälan på våra ramavtal. Du som är beställare avropar och beställer produkter/tjänster till din verksamhet från ramavtalen.
Vem är UM och UE som ofta nämns i ramavtalens stödbilagor?
UM står för Upphandlande myndighet och UE Upphandlande enhet, det vill säga de som använder våra ramavtal.
Vad betyder att vara avropsberättigad?
För att bli avropsberättigad krävs att den verksamhet du tillhör (kommun, region eller kommunalt bolag) betalt vår årliga serviceavgift samt gjort avropsanmälan på det ramavtal du vill använda.
Du kan själv lägga upp och administrera konton på Mina sidor för personer i din verksamhet som ska kunna göra avropsanmälan.
Behöver du inloggningsuppgifter?
Kontakta oss så hjälper vi dig!